리더십과코칭전공 민은홍 교수님(국제코칭연맹 PCC)의 칼럼이 HR Insight에 게재되었습니다.

슬기로운 권한위임의 기술: 리더 자신을 위해서 권한위임이 필요하다

팀장이 되고 나서도 팀원일 때처럼 일을 하는 리더들이 있다. 그러나 직접 일을 열심히 하는 것보다 중요한 리더의 일은 조직의 비전을 제시하는 것이다. 이렇듯 비전을 보고 조직구성원들이 일을 하도록 독려하는 것이 리더의 가장 큰 역할이다. 보다 큰 그림을 그리고 조직의 나아갈 방향을 잡으려면 또 다른 에너지가 필요하기에 리더의 권한위임은 꼭 필요하다.

위임이란 조직 전체의 성과 향상을 위해 권력을 공유하는 행위이다. 즉 리더가 과거에 자신이 내리던 결정을 앞으로는 팀원이 내리도록 책임과 권한을 줄 때 나타나는 권력공유 과정이다. 위임이 권력공유에 대한 리더의 관점을 강조하는 용어라면 구성원의 관점을 강조한 개념으로는 심리적 임파워먼트Psychological empowerment가 있다. 

팀원들과 권력을 공유하라

임파워먼트는 업무를 통해 자신이 파워를 가지고 있다고 느끼는 심리 상태를 말한다. 구체적으로는 유능감Competency, 자율감Self-determination, 의미감Meaningfulness, 영향력Impact이라는 4가지 느낌이다. 자신이 유능하고 일에서 스스로 결정할 기회를 가지고 있다는 느낌, 그리고 의미 있는 일을 하며 자신이 한 일의 결과가 중요한 사건에 영향을 미칠 수 있다는 느낌들이다. 임파워먼트가 높은 팀원들은 그렇지 않은 팀원들보다 몰입도와 성과가 높다. 이는 임파워먼트에 대한 조직의 관심이 커지고 있는 이유이기도 하다.

위임을 고심하는 리더의 질문은 단순히 ‘위임을 어떻게 잘할 수 있지?’에 그쳐서는 안 된다. 이에 더해 ‘팀원들이 무엇을 느낄 수 있게 해야 하지?’라는 질문을 추가하자. GE의 CEO를 맡아 4,000%의 성장을 이끌어 낸 경영의 대가 잭 웰치는 저서 《잭 웰치의 마지막 강의》를 통해 상대에게 미칠 영향력의 중요성에 대해 다음과 같이 이야기했다. 

“사람들은 당신이 뭐라고 말했는지 잊는다. 사람들은 당신이 무엇을 했는지 잊는다. 그러나 사람들은 당신이 그들에게 어떻게 느끼도록 했는지를 결코 잊지 않는다.”

권한 위임의 기대 효과

리더가 권한을 위임했을 때 어떤 효과를 기대할 수 있을까?

첫째, 팀원의 임파워먼트가 높아지고 몰입도가 향상된다. 팀원 자신이 결정의 주체가 됐을 때 결정과 일체감을 느끼면서 결정을 성공적으로 실행하고자 하는 욕구가 커지기 때문이다.

둘째, 의사결정의 질이 향상된다. 팀원이 리더보다 업무수행 방법에서 전문성을 더 많이 가지고 있거나, 팀원의 직무가 변화하는 상황에 신속하게 대응해야 하는데 리더가 해당 상황을 면밀하게 모니터하거나 신속하게 적응할 수 없는 경우 권한위임이 의사결정의 질을 높여준다.

셋째, 무엇보다 잊지 말아야 할 점은 리더 스스로 자신의 중요한 과업을 수행할 시간을 확보할 수 있다는 사실이다. 리더에게 중요한 과업들은 긴급하지는 않더라도 많은 시간이 요구되면서 팀원에게 위임할 수 없는 일들이다. 팀의 성과에 가장 큰 영향을 미치는 업무, 리더가 충분한 전문지식을 갖고 디테일에 깊숙이 개입해야 하는 주요 프로젝트, 핵심 인재의 성과 개발과 육성을 위한 면담이나 코칭이 그 예이다. 일터에는 긴급하게 처리해야 하는 업무들이 밀려들고 그러한 업무들은 리더의 관심을 붙잡는다. 그런데 리더에게는 신속하게 대처할 시간이 부족하다. 어떤 일들은 팀원이 리더만 큼 잘 해내지 못할 수도 있지만 팀원이 수행하는 것이

바람직한 경우가 있다. 긴급한데 중요도는 그리 높지 않은 업무가 그것이다. 어떤 리더는 유쾌한 일은 자신이 하고 지루하거나 싫증이 나는 불쾌한 일을 모두 팀원에게 위임하는데, 이런 일은 일에 대한 팀원의 만족도를 떨어뜨린다. 반대로 어떤 리더는 불쾌한 일들을 모두 떠안는데, 이 경우 리더가 쉽게 스트레스에 노출된다. 게다가 팀원들에게 유쾌한 일만 할 수 있다는 착각이나 그래도 된다는 잘못된 인식을 심어주게 된다. 그러므로 유쾌한 일과 불쾌한 일 모두를 위임해야 한다. 불쾌한 업무의 경우 리더와 팀원이 공유하거나 돌아가며 맡는 것이 바람직하다.

마지막으로 권한위임을 통해 관리자 인재양성을 촉진할 수 있다는 점도 중요하다. 권한위임은 직원들에게 상급 직위의 직무들을 수행하는 데 필요한 기술개발의 기회를 제공한다. 간혹 팀원이 이 과정에서 폭풍 성장해 자신의 자리를 넘보게 되지는 않을까 두려워하는 리더도 있을 것이다. 물론 그럴 수 있다. 그러나 리더의 역할은 당장의 성과만을 챙기는 데 머물러서는 안 된다. 미래 역량을 키워 조직과 리더, 그리고 구성원들이 모두 함께 성장하며 한 방향으로 나아가도록 만들어야 한다.

권한위임의 5가지 유형

대부분의 권한위임은 다음과 같은 5가지 유형으로 이루어진다.

새로운 과업이나 책임 부여

자재의 입출고를 관리하는 담당자가 리더로부터 자재를 주문하는 새로운 책임을 부여받는 경우가 이 유형에 해당된다. 정해진 범위 안에서 공급자와 계약을 맺을 수 있는 권한을 함께 부여받는 것이다. 이 경우 리더는 팀원에게 새로운 업무나 책임을 부여하기 전에 팀원이 기존에 수행하던 업무 중에서 없애도 되는 업무가 있는지 미리 점검할 필요가 있다. 만약 그런 일이 있다면 과감히 없애고, 터무니없지 않을 정도로 어려운 과업, 또는 팀원의 커리어에 도움이 될 수 있는 과제를 부여해야 한다.

수행하고 있는 업무에 권한이나 재량권 추가

이전에는 고객과 협상한 가격과 납기일을 결정하기 전에 리더로부터 사전 승인을 얻어야만 했던 어떤 판매담당자가 미리 제시된 가격과 납기일의 범위에서 승인 없이 결정하는 권한을 새로이 부여받은 경우가 이에 해당한다. 이처럼 기존에 수행하던 업무와 관련해 권한이나 재량권을 추가할 때에는 권한의 범위와 재량권의 한계를 구체적이고 명확하게 제시해야 한다. 사전 승인을 받지 않고 내릴 수 있는 결정의 범위, 직접 협상할 수 있는 대상의 범위, 사용할 수 있는 자원의 종류와 규모 등이 이에 포함된다. 

리더로부터 점검받는 정도 낮춰주기

팀원이 어떤 조치를 취하기 전에 리더로부터 점검받는 정도를 낮춰주는 것도 권한위임이다. 문제나 특이한 사건이 발생해서 조치가 필요할 때 권한이 많고 적음에 따라 팀원의 행동이 달라지기 때문이다. 예를 들어 권한이 적은 팀원은 리더로부터 무엇을 어떻게 해야 하는지 지

시를 받아 행동한다. 중간 정도의 권한을 가진 팀원이라면 이 상황에서 무엇을 어떻게 하려고 하는지를 제시하고 승인을 받아 행동한다. 권한이 큰 팀원이라면 자신의 선택에 따라 행동한다. 팀원이 사건이 발생했을 때 우왕좌왕하지 않고 확신 있게 행동할 수 있도록 커뮤니케이션하자.

보고 요건 간소화

보고 요건을 간소화하는 것은 기존 상황이 어떠했는가에 따라 크고 작은 변화를 이끌어 낸다. 예를 들어 일일 보고를 하던 팀원이 주간보고를 하게 된다면 자율성이 더 커진다. 보고를 할 때 업무의 결과와 함께 방법과 절차를 세세하게 보고하던 팀원이 결과만 보고하게 된다면 이 또한 자율성이 더 커진 것이다. 보고의 빈도와 시기는 업무의 성격과 팀원의 역량에 달렸는데, 만약 위험수준이 높고 까다로운 업무이거나 팀원의 자신감이 부족한 경우에는 보고 요건을 간소화해 권한을 위임하는 것이 아니라 좀 더 자주 점검할 필요가 있다.

활동 성과를 직접 받아보게 하기

팀원의 활동이 성과로 잘 이어지고 있는지를 모니터한 정보를 팀원이 직접 제공받게 하거나 문제를 직접 수정할 수 있게 해주는 것도 권한위임이다. 팀원의 활동을 모니터한 성과정보가 제공되고 활용되는 방식으로 권한의 정도를 달리 할 수 있다. 어떤 팀원은 자세한 성과 정보를 리더를 통해서만 받고, 또 다른 팀원은 자신의 성과정보를 직접 제공받고 문제를 발견했을 때 관련 부서를 찾아가서 수정할 기회가 있다면, 후자의 팀원이 보다 더 많은 자율성을 가지게 된다.

물론, 앞서 언급한 여러 유형을 숙지했다고 해서 권한위임을 바로 이뤄낼 수 있는 것은 아니다. 권한위임을 자연스럽게 하기 위해서는 몇 가지 숙련기술이 필요하다. 하나는 위임 업무의 목적과 목표, 요구되는 행동, 절차 등 업무의 구조를 파악하거나 구조화하는 기술이다. 또 다른 것은 리더가 팀원 개개인에 대해 관심을 가지고 이해하는 기술이다. 이 두 가지 기술이 중요한 이유는 위임이 결국 업무와 그에 적합한 팀원을 맺어주면서 적당한 두려움과 설렘을 느끼게 하는 예술이기 때문이다. 두려움이 잘해 낼 수 있을지에 대한 걱정과 부담의 감정이라면, 설렘은 해내면서 얻을 수 있는 기쁨과 보람의 감정이다. 일상에서 누가 어떤 활동을 하며 눈빛을 반짝이고 목소리가 커지는지 경청하는 능력을 키워라. 팀원에게 과업의 목표나 전문성에 대한 훈련이 잘 이루어질 수 있도록 돕는 노력 또한 선행되어야 한다. 그리고 매우 중요한데 많은 리더가 놓치곤 하는 자기인식 기술이 있다. 지금까지 길러진 위임의 기술과 더 개발해야 할 기술을 확인하고, 위임에 대한 자신의 생각과 감정이 어떠한지를 알면 도움이 된다.

※관련기사 :  https://www.hrinsight.co.kr/view/view.asp?in_cate=113&gopage=1&bi_pidx=36029 (HR Insight, 2023.10.25.)